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La telefonata che nessuno vuole fare. “Abbiamo bisogno di qualche giorno in più per il vostro ordine”. Se vi occupate di approvvigionamento di circuiti stampati per un certo periodo di tempo, avrete avuto questa conversazione più volte di quanto vorreste. E probabilmente avrete sentito qualche versione delle stesse spiegazioni: i materiali sono scarsi, la linea è piena, c'è stato un blocco della qualità.
A volte queste spiegazioni sono del tutto accurate. Le catene di fornitura dei circuiti stampati sono davvero complesse e i problemi di capacità si verificano. Ma in molti casi, i ritardi che vengono attribuiti al fornitore hanno in realtà origine in una fase precedente del processo: nei file inviati, nelle informazioni incomplete o nel modo in cui è stato effettuato l'ordine.
Questo è importante per un semplice motivo: non potete risolvere i problemi di programmazione di un fornitore dalla vostra scrivania. Ma si possono risolvere i propri processi. E in molti casi, affrontare le cause dei ritardi dal lato dell'acquirente migliorerà le vostre prestazioni in termini di puntualità di consegna più di quanto possa fare il cambio di fornitore.
Ecco i sette veri motivi per cui gli ordini PCB arrivano in ritardo, con una chiara indicazione di quali sono effettivamente sotto il vostro controllo.
File Gerber con errori che nessuno ha notato prima di partire
Questa è la causa più comune di ritardi evitabili ed è quasi sempre un problema dell'acquirente.
File Gerber sono il pacchetto di dati di produzione che racconta un Fabbricante di PCB come costruire la scheda: strati di rame, maschera di saldatura, serigrafia, file di foratura e così via. Quando questi file presentano errori, il produttore deve fermarsi, segnalare il problema e attendere una versione corretta. Questo tira e molla può costare da tre a cinque giorni lavorativi, a volte anche di più.
Gli errori che causano maggiori problemi non sono sempre evidenti. File di foratura mancanti o non corrispondenti. Aperture della maschera di saldatura non allineate con le posizioni delle piazzole. Convenzioni di denominazione dei layer che differiscono dalle aspettative del produttore. Uno stack-up che non corrisponde a quello previsto. Queste cose sfuggono continuamente alla revisione del progetto, soprattutto quando gli ingegneri sono sotto pressione per i tempi.
Implementate una fase di revisione Gerber prima che i file lascino il vostro edificio. La maggior parte degli strumenti EDA dispone di un DRC integrato, ma non è in grado di rilevare tutto. Strumenti come i visualizzatori Gerber consentono a un secondo gruppo di occhi di verificare ciò che è stato effettivamente esportato, non solo ciò che mostra lo strumento di progettazione. Una revisione di 30 minuti può evitare un ritardo di una settimana.
Il modo più rapido per scoprire se i file Gerber sono puliti è chiedere al fornitore di eseguire un controllo DFM e di inviarvi il rapporto prima di iniziare la produzione. I buoni fornitori lo fanno automaticamente. Se il vostro non lo fa, chiedetelo.
Problemi di distinta base che emergono durante l'approvvigionamento dei componenti
Per gli ordini di assemblaggio di circuiti stampati, e non solo per la produzione di schede nude, la distinta base è fondamentale quanto i file Gerber. E le distinte dei materiali causano una propria categoria di ritardi.
I problemi più comuni della distinta base: componenti elencati con un numero di parte interno che il fornitore non può confrontare senza un riferimento incrociato. Numeri di parte del produttore che sono stati dismessi. Elenchi di fornitori approvati che non includono alternative quando un componente principale è esaurito. Discrepanze quantitative tra la distinta base e i file di posizionamento.
Ognuna di queste situazioni può costringere il fornitore a fermarsi e a tornare da voi per chiedere chiarimenti. Se il problema dei componenti coinvolge parti a lunga scadenza (qualsiasi cosa con un tempo di consegna di oltre 10 settimane da parte dei distributori), il ritardo può diventare un problema a livello di progetto piuttosto che un semplice problema di programmazione della produzione.
Cosa potete fare: Standardizzate il formato della distinta base per includere il nome del produttore, il numero di parte del produttore e almeno un'alternativa approvata per ogni componente che non ha un sostituto ampiamente disponibile. Verificate la disponibilità attuale del distributore per tutti i componenti unici o a fonte unica prima di emettere l'ordine, non dopo.
Primo articolo Ispezione che si protrae più a lungo del previsto
L'ispezione del primo articolo (First Article Inspection - FAI) è il punto di controllo della qualità che precede la produzione completa di un nuovo prodotto. Il fornitore costruisce una piccola quantità di schede, le ispeziona in base alle specifiche e riceve l'approvazione del cliente prima di eseguire l'ordine completo.
È una fase importante. Se lo si salta, ci si ritrova con 5.000 schede costruite secondo le specifiche sbagliate. Il problema è che le tempistiche FAI sono abitualmente sottostimate nei piani di progetto e il ciclo di approvazione è gestito male.
Ecco uno scenario tipico: il fornitore completa il FAI e invia un rapporto il giovedì. Durante il fine settimana il rapporto rimane in una casella di posta condivisa perché la persona giusta è fuori casa. Il lunedì sono trascorsi due giorni lavorativi. Il revisore ha delle domande. Inizia una catena di e-mail. Cinque giorni dopo arriva l'approvazione, una settimana dopo che il fornitore era pronto a procedere.
Inserite esplicitamente il tempo di revisione del FAI nel vostro programma. Assegnate una persona specifica che sia responsabile della revisione e dell'approvazione dei rapporti FAI, con una persona di riserva se non è disponibile. Fissate un obiettivo interno di 24 ore per l'approvazione delle FAI. Al momento dell'ordine, informate subito il vostro fornitore su chi è il punto di contatto FAI e su come raggiungerlo.
I ritardi FAI sono quasi esclusivamente un problema di coordinamento interno. Raramente hanno a che fare con le prestazioni del fornitore.
Problemi di allocazione della capacità: la storia vera
Questo aspetto si trova in realtà sul versante dei fornitori, ma la comprensione del suo funzionamento ne facilita la gestione.
I produttori a contratto e le fabbriche di PCB non operano con una capacità di riserva infinita in attesa del vostro ordine. Eseguono programmi di produzione spesso pianificati con settimane di anticipo, con attrezzature specifiche assegnate a lavori specifici. Quando il vostro ordine arriva, viene inserito nella capacità disponibile.
Gli ordini che ottengono costantemente la priorità sono quelli dei clienti che forniscono una visibilità anticipata e prevedibile della loro domanda imminente. Se inviate gli ordini di acquisto solo quando siete già in modalità "crunch", siete sempre in competizione per la capacità residua dopo l'esecuzione dei lavori programmati.
Se avete visibilità sul vostro programma di produzione, anche se approssimativa, condividetela con il vostro fornitore. Una previsione a rotazione di 90 giorni degli ordini previsti, anche con quantità approssimative, aiuta il vostro produttore a pianificare la capacità per voi. Non è necessario che si tratti di un impegno formale. Un'e-mail informale di avvertimento è molto utile per le buone relazioni con i fornitori.
Modifiche alle specifiche dopo l'invio dell'ordine
Non c'è niente che causi un ritardo più rapido di una modifica al progetto che arriva dopo che la produzione è già iniziata. Sembra ovvio quando lo si scrive. In pratica, accade continuamente.
Gli scenari variano. Un ingegnere si accorge di un errore nei file dopo l'ordine e invia un Gerber rivisto senza segnalarlo al processo di approvvigionamento. Un componente viene sostituito per un problema di disponibilità e la modifica arriva al fornitore senza un avviso formale di revisione. Un manager approva una revisione e presume che il fornitore sia stato avvisato, mentre non è così.
Dal punto di vista del fornitore, una modifica non coordinata a metà della produzione comporta lo scarto del lavoro in corso, l'attesa di nuovi file e la ripartenza. Il costo aggiuntivo di solito si ripercuote anche su di voi.
Cosa potete fare: Implementare un blocco dei file di progettazione dal momento in cui viene effettuato un ordine. Qualsiasi modifica dopo questo momento deve essere sottoposta a un processo formale: richiamare l'ordine, emettere un avviso di modifica, ripresentare l'ordine. Sembra una procedura burocratica, ma la struttura esiste proprio per evitare il caos che si crea con le modifiche a metà percorso.
Lacune nella comunicazione durante la produzione
Alcuni ritardi non sono causati da problemi tecnici, ma da cicli di risposta lenti tra acquirente e fornitore. Il fornitore ha una domanda. Invia un'e-mail. L'acquirente si trova in un altro fuso orario, oppure l'e-mail finisce in una casella di posta generica, o ancora la persona giusta non la riceve. Il fornitore aspetta. Passano i giorni.
Ciò è particolarmente comune quando l'approvvigionamento e l'ingegneria sono isolati all'interno. Il fornitore pone una domanda tecnica, la inoltra a un contatto per l'approvvigionamento, che deve trasmetterla a un ingegnere, il quale risponde all'approvvigionamento, che la ritrasmette. Quando arriva una risposta, lo slot di produzione è già stato perso e il lavoro deve essere riprogrammato.
Cosa potete fare: Date al vostro fornitore accesso diretto a un contatto tecnico per le domande sulla produzione, non solo a una casella di posta elettronica per gli acquisti. Stabilite un tempo di risposta previsto, ad esempio “risponderemo a qualsiasi domanda di produzione entro 4 ore lavorative”, e rispettatelo davvero. I tempi di risposta rapidi durante la produzione sono uno dei fattori più sottovalutati per la puntualità delle consegne.
Termini di consegna che nessuno legge fino a quando non c'è un problema
L'ultima ragione non riguarda tanto la produzione quanto la logistica, e viene costantemente sottovalutata.
Se vi rifornite a livello internazionale, il divario tra “data di spedizione” e “data di consegna” può essere notevole. Il vostro fornitore spedisce in tempo. L'ordine rimane fermo in dogana per quattro giorni perché la documentazione è incompleta. Al vostro spedizioniere non sono state fornite dimensioni precise e la spedizione è stata spostata su un volo successivo. I dazi all'importazione non sono stati concordati in anticipo e il pagamento blocca lo sdoganamento.
Tecnicamente non si tratta di un ritardo di produzione. Ma dal punto di vista della pianificazione, funziona esattamente come un ritardo.
Cosa potete fare: All'inizio di ogni rapporto con un fornitore, esaminate in dettaglio la catena logistica. Confermate chi è responsabile della documentazione di esportazione. Chiarite gli Incoterms in modo che entrambe le parti capiscano dove avvengono i passaggi di consegne. Se utilizzate uno spedizioniere, assicuratevi che abbia le informazioni di contatto aggiornate presso il fornitore per le notifiche di spedizione. Piccoli passi di preparazione logistica all'inizio di un programma eliminano completamente una categoria di ritardi.
La lista di controllo per i pre-ordini che evita la maggior parte di queste cose
Prima di inviare un ordine di PCB, soprattutto se si tratta di un nuovo progetto, è necessario consultare questo elenco:
- File Gerber rivisti con uno strumento di visualizzazione (non solo esportati dallo strumento di progettazione)
- Controllo DFM completato e risoluzione di eventuali problemi segnalati
- La distinta base include i numeri di parte del produttore e almeno un'alternativa per ogni componente unico.
- Verifica della disponibilità dei distributori per tutti i componenti a lunga scadenza
- Nominare il revisore FAI e confermare la sua disponibilità per la finestra di consegna prevista.
- Contatto tecnico fornito al fornitore per domande sulla produzione
- Incoterms e catena logistica confermati con lo spedizioniere
- Blocco delle modifiche comunicato al team di ingegneri dalla data dell'ordine
- Capacità del fornitore confermata per il lead time richiesto
Nessuno di questi passaggi richiede molto tempo singolarmente. Insieme, eliminano le cause di ritardo dal lato dell'acquirente che sono responsabili di una quota maggiore di ordini in ritardo rispetto a quanto la maggior parte dei team di approvvigionamento si renda conto.
Cambiare fornitore a volte è la risposta giusta. Ma se le cause sono da ricercare nel vostro stesso processo, i ritardi vi seguiranno anche in quello successivo.
